Как найти хорошую переговорку?

Зачем нужны переговорные комнаты?

Обыкновенно компании имеют небольшие офисы, где непрерывно идёт рабочий процесс. В таких обстоятельствах провести переговоры с клиентом или партнёрами в своём офисе непросто. Более того, даже если в офисе есть переговорная комната, она может быть занята. Не на подоконнике же общаться с клиентами? Сталкиваются с такой проблемой и индивидуальные предприниматели, которые работают дома и «на ходу». Даже если у них есть производственные помещения — для переговоров они зачастую не подходят. Очень актуален вопрос, как снять офис на час в центре, для тех бизнесменов и представителей компаний, которые находятся в Москве проездом и нуждаются в помещении для встреч с партнёрами, клиентами, инвесторами. Также переговорные комнаты нужны для проведения собеседований и совещаний различного характера.

Однако содержать такие комнаты в офисном центре и оплачивать их аренду и коммунальные услуги постоянно, даже в то время, как комната простаивает — не самое выгодное решение. Поэтому, если вы не проводите важные встречи и переговоры ежедневно, арендовать офис с переговорной комнатой нет необходимости. Хорошо, когда бизнес-центр предоставляет такую услугу почасово. А если нет? Проще подыскать подходящий вариант такого помещения непосредственно перед мероприятием.

Как должна выглядеть переговорная комната?

Лучший выход из ситуации — это аренда переговорной комнаты в центре Москвы. Но быстро найти переговорку приемлемого уровня может оказаться непростой задачей. Переговорные комнаты предлагают своим клиентам многие гостиницы и бизнес-центры, владельцы офисной недвижимости. Не все из этих предложений соответствуют элементарным требованиям для помещений такого назначения.

Для того, чтобы можно было провести переговоры в комфортной деловой атмосфере, продемонстрировать необходимые документы и видеоматериалы, обеспечить активное участие в процессе всех присутствующих, переговорная комната должна быть оборудована:

• Столом или столами с розетками;
• Комфортными посадочными местами;
• Кондиционером;
• Проектором или телевизором с возможностью подключать разные носители информации вплоть до смартфонов;
• Устройством для конференц-связи;
• Высокоскоростным Интернетом;
• Флипчартом, белой доской и маркерами;
• Кулером с водой, возможностью предложить участникам чай, кофе.

Конечно же, мебель должна выглядеть презентабельно и быть качественной, а интерьер не должен быть заполнен посторонними предметами, отвлекающими от темы разговора (к слову о производственных помещениях и рабочих офисах).

Наиболее удобна аренда переговорки с почасовой оплатой — ведь обычно встречи не длятся целый день, значит, нет смысла и переплачивать за неиспользованное время. Даже если у вас несколько встреч одна за другой, они вряд ли займут целый день.

Идеальный вариант — если переговорная комната будет располагаться в центре Москвы, чтобы всем участникам было удобно до нее добираться. И конечно, по возможности лучше бронировать такое помещение заранее, чтобы в последний момент оно не оказалось занято.

Иногда владельцы переговорных комнат предлагают также услуги секретаря, приёмной или кейтеринговой компании. Насколько они необходимы в вашем случае, и стоит ли их дополнительно оплачивать — зависит от того, какое именно мероприятие вы планируете.

Как найти переговорную комнату?

Проще всего найти переговорную комнату через Интернет. На сегодня такую услугу как аренда переговорки предлагают многие сайты, в том числе — и специализированные. Однако к выбору переговорной комнаты нужно отнестись очень внимательно, часто успех встречи зависит именно от того, оснащена ли комната всем необходимым и комфортно ли чувствуют себя участники встречи. Поэтому если вы решили снять офис на час в центре столицы, убедитесь, что в помещении хорошая звукоизоляция, не идут ремонтные работы, под ним не расположен рынок и прочее. Также важным является общий вид здания, где расположено помещение для переговоров, и его входной группы — особенно если вы собираетесь встречаться с новыми партнерами.

Обязательно уточните все подобные нюансы до того, как арендовать переговорную комнату в центре Москвы. При правильном выборе вполне вероятно, что эта комната станет вашим постоянным местом для встреч и совещаний, и вам не придется каждый раз снова искать помещение и рисковать, что оно окажется недостаточно укомплектованным местами и оборудованием. Кроме того, многие владельцы такой недвижимости дают скидку постоянным клиентам. ■